Kilometervergoeding voor werkgevers

Een kilometervergoeding is een van de goedkoopste manieren om je personeel netto te belonen: geen RSZ-bijdragen, geen bedrijfsvoorheffing, en de werknemer houdt het volledige bedrag over. Maar de regels zitten verspreid over cao's, RSZ-instructies en het Wetboek Inkomstenbelastingen, en op twee punten — de fiche-plicht en de aftrekbaarheid — gaat het in de praktijk geregeld mis.

Ben je verplicht om tussen te komen?

Dat hangt af van het vervoermiddel. Er is geen enkele regel die voor alles tegelijk geldt.

Voor het openbaar vervoer ligt de tussenkomst vast in een forfaitaire tabel bij CAO nr. 19/9. Voor de trein geldt ze ongeacht de afstand; bij de derdebetalersregeling van de NMBS neem je minstens 80% voor je rekening en betaalt de overheid de rest. Voor ander openbaar vervoer met afstandsafhankelijke prijs is de tussenkomst begrensd tot 75% van de reële prijs.

Voor de fiets geldt sinds 1 mei 2023 CAO nr. 164. Bestaat er in jouw sector of onderneming geen eigen regeling, dan ben je verplicht een fietsvergoeding te betalen van €0,30/km in 2026, met een maximum van 40 km per dag heen en terug. Bestaat er wél een sectorale regeling, dan geldt die — ook als ze een lager bedrag voorziet.

Wat mag je belastingvrij betalen?

Voor verplaatsingen met de eigen wagen van de werknemer mag je een forfaitaire kilometervergoeding betalen die vrij is van RSZ en bedrijfsvoorheffing, zolang je het officiële forfait niet overschrijdt. Je hebt de keuze tussen twee systemen:

Beide bedragen gelden vanaf 1 juli 2026 en worden zowel door de fiscus als door de RSZ aanvaard als geldige norm. Belangrijk: de keuze bindt je. Kies je voor het jaarsysteem, dan hou je dat aan tot 30 juni en mag je niet tussentijds overschakelen zodra het kwartaalbedrag voordeliger uitvalt. In sommige paritaire comités is het systeem trouwens opgelegd.

Twee bijkomende voorwaarden die vaak over het hoofd worden gezien. Het voertuig mag geen eigendom zijn van de werkgever en niet door hem gefinancierd worden — wie een bedrijfswagen heeft, kan dus geen kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen krijgen. En de vergoeding moet gebaseerd zijn op werkelijk afgelegde kilometers, niet op een geschat maandforfait.

Dienstverplaatsingen versus woon-werkverkeer

Dit onderscheid bepaalt de volledige fiscale behandeling, en het is de reden waarom beide vergoedingen apart op de loonfiche horen.

Dienstverplaatsingen — ritten in opdracht van de werkgever, naar een klant, werf of opleiding — mag je vergoeden aan het volledige forfait. Dat is een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever: geen RSZ, geen belasting, geen plafond in euro.

Bij woon-werkverkeer met eigen vervoer aanvaardt de RSZ hetzelfde kilometerbedrag bijdragevrij, maar de fiscus stelt bij de werknemer maar €500 per jaar vrij (inkomstenjaar 2026), en dan nog alleen als die het wettelijke kostenforfait toepast. Alles daarboven is belastbaar loon voor je werknemer. Meer daarover op onze pagina over woon-werkverkeer.

De 40-dagenregel. Rijdt een werknemer meer dan 40 dagen per kalenderjaar naar dezelfde locatie, dan beschouwt de administratie die plaats als een vaste plaats van tewerkstelling. Die ritten worden dan geherkwalificeerd als woon-werkverkeer — met verlies van de gunstige behandeling. Relevant bij langlopende detacheringen en werven.

Wat het je écht kost: let op de aftrekbeperking

Hier zit de grootste misvatting. Veel werkgevers gaan ervan uit dat een kilometervergoeding als personeelskost volledig aftrekbaar is. Dat is niet zo. Artikel 66 van het Wetboek Inkomstenbelastingen bepaalt dat de aftrekbeperking voor autokosten ook slaat op "kosten die aan derden worden terugbetaald" — en dat is precies wat een kilometervergoeding voor de privéwagen van een werknemer is.

Het aftrekpercentage hangt af van de CO₂-uitstoot en de aanschafdatum van de wagen van je werknemer. Voor een emissievrije wagen is dat 100%; voor een fossiele wagen die in 2026 werd aangeschaft is het nul. Dat betekent niet dat je niets mag betalen — de werknemer krijgt zijn €0,4761/km gewoon belastingvrij — maar de vergoeding kan in je vennootschap volledig een verworpen uitgave worden.

Praktisch lastig: je kent de CO₂-uitstoot en aanschafdatum van de privéwagen van je werknemer niet automatisch. Er bestaat geen duidelijk administratief standpunt over hoe je dat moet vaststellen. Neem dit op in je car policy en vraag de gegevens op bij de start van de regeling.

De fietsvergoeding kent die beperking niet: die is voor de werkgever wél 100% aftrekbaar. Ook de organisatiekosten van gemeenschappelijk vervoer blijven volledig aftrekbaar.

De fiche-plicht sinds 2022

Sinds 1 januari 2022 moet het exacte bedrag van alle kosten eigen aan de werkgever op fiche 281.10 (werknemers) of 281.20 (bedrijfsleiders) staan. De oude vermelding "bewijzen ontbreken" volstaat niet meer. De sanctie is stevig: bij niet-vermelding van forfaitaire vergoedingen riskeer je dat de vergoeding niet aftrekbaar is, en in het slechtste geval een aanslag geheime commissielonen. Sinds 2024 geldt dezelfde ficheplicht voor de fietsvergoeding en het voordeel van een bedrijfsfiets.

Praktische aanpak

• Check je paritair comité: raadpleeg de cao-bepalingen van je PC over woon-werkverkeer vóór je een eigen beleid vastlegt. Je sociaal secretariaat bevestigt dit snel.
• Kies één indexatiesysteem en hou het aan tot het einde van de periode. Documenteer de keuze.
• Vraag een registratie: datum, vertrek- en aankomstadres, doel en aantal kilometers per rit. Voor fietsdagen volstaat een verklaring op eer.
• Leg het beleid schriftelijk vast in het arbeidsreglement of een car policy: tarief, systeem, bewijsstukken en de gegevens van het voertuig.
• Bewaak de 24.000 km-grens. Boven dat aantal per jaar aanvaardt de administratie het forfait in principe niet meer en moet je werkelijke kosten aantonen.
• Herzie jaarlijks: het jaarforfait wijzigt op 1 juli, de fietsbedragen op 1 januari, en het kwartaalbedrag vier keer per jaar. Zet een reminder.
• Let op het mobiliteitsbudget. Vanaf de maand waarin je een mobiliteitsbudget toekent, vervallen de gewone tussenkomstverplichtingen; extra vergoedingen worden dan belastbaar loon.

Een rekenvoorbeeld

Een vertegenwoordiger rijdt 15.000 beroepskilometers per jaar met zijn eigen wagen. Aan het jaarforfait van €0,4761/km betaal je hem €7.141,50 per jaar, volledig vrij van RSZ en bedrijfsvoorheffing. Om hem hetzelfde nettobedrag via loon te geven, zou je bruto ruwweg het dubbele moeten uitgeven, patronale bijdragen niet meegerekend. Dat verschil is de reden waarom de kilometervergoeding zo interessant is — op voorwaarde dat je de aftrekbeperking correct inschat.

Bereken snel wat een regeling kost per werknemer met onze calculator of bekijk de actuele tarieven op de pagina kilometervergoeding 2026.

Bronnen: artikel 66 WIB 1992, omzendbrief nr. 767 van 8 juni 2026, de administratieve instructies van de RSZ, CAO nr. 19/9 en CAO nr. 164, FOD Financiën — Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Laatst bijgewerkt: 13 augustus 2026