Onkostennota kilometervergoeding

Een kilometervergoeding is pas belastingvrij als je kunt aantonen waarop ze steunt. Niet het bedrag zelf wordt betwist bij een controle, maar de onderbouwing ervan: welke rit, op welke dag, waarheen en waarom. Dit sjabloon legt dat vast in een vorm die een controleur meteen kan volgen.

Wat het sjabloon voor je doet

De meeste sjablonen op het internet zijn een lege tabel waarin je zelf het tarief moet intikken. Dat is precies waar het misgaat, want het juiste tarief hangt af van de datum van de rit en van het systeem dat je werkgever toepast.

• Automatische tariefopzoeking. Je vult de datum, het vervoermiddel en het aantal kilometers in. Het sjabloon kiest zelf tussen jaarforfait, kwartaalforfait en fietsvergoeding, en pakt het bedrag dat op die dag gold.
• Vier ingebouwde controles. Het sjabloon waarschuwt je wanneer je woon-werkvergoeding boven €500 uitkomt, wanneer je fietsvergoeding het jaarplafond van €3.700 nadert, wanneer het kilometeraantal richting de grens van 24.000 km per jaar gaat, en wanneer bij een rit het doel ontbreekt.
• Een tarieventabel die je zelf beheert. Alle officiële bedragen vanaf 2022 staan op een apart blad, met bronvermelding per regel. Nieuw tarief gepubliceerd? Eén regel bijwerken en je nota's kloppen weer.
• Klaar om af te drukken. Liggend formaat, op één pagina passend, met een handtekeningblok voor werknemer en werkgever.

Wat er verplicht op een onkostennota hoort

Er bestaat geen wettelijk voorgeschreven model, maar de administratie verwacht dat je de werkelijk afgelegde kilometers kunt verantwoorden. In de praktijk komt dat neer op vijf gegevens per rit:

Van die vijf is het doel van de verplaatsing het vakje dat het vaakst leeg blijft, en meteen ook het vakje waar een controle op stukloopt. "Klantbezoek Van Damme nv" volstaat; "diverse klanten" niet.

In vier stappen ingevuld

1. Vul de kop in. Naam, onderneming, periode en nummerplaat. Kies daarna het systeem — jaarforfait of kwartaalforfait — en of het om dienstverplaatsingen dan wel woon-werkverkeer gaat.
2. Registreer elke rit apart. Liefst dezelfde dag of dezelfde week. Een nota die achteraf in één keer wordt gereconstrueerd, is herkenbaar en wekt argwaan.
3. Controleer het tarief. Doorslaggevend is de datum van de rit, niet die van indiening of uitbetaling. Een rit van juni 2026 die je in september indient, wordt vergoed aan het junitarief.
4. Laat aftekenen en bewaar. Bewaar de nota samen met je rittenregistratie. Voor de werkgever: zorg dat het exacte bedrag op fiche 281.10 of 281.20 komt.

Drie fouten die geld kosten

Een vast maandbedrag in plaats van echte ritten

"€250 per maand kilometervergoeding" is geen kostenvergoeding maar verkapt loon. Het forfait moet steunen op werkelijk afgelegde kilometers. Een rond bedrag dat elke maand terugkeert, is het eerste wat opvalt.

Woon-werkverkeer als dienstverplaatsing opvoeren

Rijd je meer dan 40 dagen per jaar naar dezelfde locatie, dan wordt die plaats een vaste werkplaats en zijn die ritten woon-werkverkeer — met een fiscale vrijstelling van maar €500 per jaar in plaats van een volledige vrijstelling. Zie dienstverplaatsingen voor het volledige onderscheid.

Een bedrijfswagen combineren met een kilometervergoeding

Het voertuig mag geen eigendom zijn van de werkgever en niet door hem gefinancierd worden. Wie een bedrijfswagen heeft, kan dus geen kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen krijgen.

Hoe lang moet je een onkostennota bijhouden?

Houd je nota's en rittenregistratie minstens zeven jaar bij, in lijn met de gebruikelijke bewaartermijn voor boekhoudstukken. Een digitale kopie volstaat, zolang ze leesbaar en volledig blijft. Werk je met een track-and-trace-systeem of een app die je ritten automatisch registreert, exporteer die gegevens dan periodiek — een export uit een systeem dat je later niet meer gebruikt, is achteraf lastig boven water te krijgen.

Veelgestelde vragen

Mag ik mijn onkostennota digitaal indienen?

Ja. Er is geen wettelijke verplichting om op papier te werken. Een ingevuld Excel-bestand of een PDF-export volstaat, zolang de gegevens volledig zijn en de goedkeuring van je werkgever traceerbaar is — een e-mailakkoord of een digitale handtekening in je onkostentool doet dienst. Bewaar het bestand zelf, niet alleen een afdruk.

Wat als mijn werkgever een lager tarief betaalt?

Dat mag. Er is geen algemene wettelijke verplichting om het volledige forfait uit te keren; wat je krijgt hangt af van je sector-cao of je arbeidsovereenkomst. Een lager bedrag blijft volledig vrij van belasting en RSZ. Wil je het verschil fiscaal recupereren, dan kan dat alleen door je werkelijke beroepskosten te bewijzen in plaats van het kostenforfait te nemen — en dat is zelden voordelig. Reken het door voor je die stap zet.

Moet ik mijn kilometerstand noteren?

Niet verplicht voor een gewone onkostennota, maar het versterkt je dossier aanzienlijk. Voor de btw-aftrek op een personenwagen is een echte rittenadministratie mét kilometerstand wél de strengste van de drie toegestane methodes. Werk je met een app die je ritten automatisch logt, exporteer die gegevens dan periodiek.

Kan ik hetzelfde sjabloon gebruiken voor de fiets?

Ja. Kies "Fiets" in de kolom Vervoer en het sjabloon pakt automatisch het maximaal vrijgestelde fietstarief van dat kalenderjaar, plus de controle op het jaarplafond van €3.700. Je kunt auto- en fietsritten in dezelfde nota combineren.

Verder lezen

Bekijk de actuele bedragen op kilometervergoeding 2026, het volledige overzicht per jaar en kwartaal in de tarieventabel, of reken snel een bedrag uit met de calculator. Ben je werkgever, dan is de pagina over kilometervergoeding als werkgever relevanter.

Het sjabloon is algemene informatie, geen fiscaal advies. Controleer de tarieven vóór gebruik. Bronnen: omzendbrief nr. 767 van 8 juni 2026, FOD Financiën en de administratieve instructies van de RSZ — Laatst bijgewerkt: 13 augustus 2026